Formulieren ohne Floskeln

Abwesenheitsmeldungen

08.08.2017

 

Auch in Unternehmen, die sehr kundenorientiert kommunizieren, sind gut formulierte Abwesenheitsmeldungen eine Seltenheit. Oft fehlen Informationen, immer wieder sind sie nicht aktuell oder die fremdsprachigen Versionen sind allzu wagemutig übersetzt. Dabei können gute Abwesenheitsmeldungen ein kleiner Imageträger für Ihr Unternehmen sein. Profitieren Sie von diesen Tipps:

  1. Danken Sie und sprechen Sie gute Wünsche aus: „Nochmals danke für Ihre Email - ich wünsche Ihnen eine erfolgreiche Woche.“
  2. Erklären Sie, warum Ihre E-Mail nicht weitergeleitet oder bearbeitet wird, denn z.B. bei Banken, Telekommunikationsfirmen und Spitälern ist dies aus Vertraulichkeits- oder rechtlichen Gründen nicht möglich.
  3. Heben Sie wichtige Informationen optisch hervor: In Farbe? Ja, bitte!
  4. Begründen Sie, warum es ein Vorteil ist, die E-Mail an eine Stellvertreter-Adresse zu schicken: „auf diese Weise ist eine schnelle Bearbeitung gewährleistet.“
  5. Nennen Sie Ihre direkte Vertretung oder Ihren Stellvertreter mit Namen und mit den Kontaktmöglichkeiten dieser Person (E-Mail- Adresse und/oder Telefonnummer - das macht den Dialog einfacher).
  6. Informieren Sie, ab wann Sie wieder erreichbar sind – und nicht wie lange Sie abwesend sind.
  7. Verwenden Sie eine pfiffige Adresszeile anstatt „Automatische Antwort / Abwesenheitsmeldung“.
  8. Schreiben Sie doch mal ein paar persönliche Worte: „Ich geniesse den Sommer und die frische Bergluft und bin ab dem 5. September wieder erreichbar.“ Oder:  „Um die Akkus für das zweite Halbjahr wieder aufzuladen, bin ich bis 3. August in den Ferien.“


Als zusätzlicher Nutzen folgen jetzt für Sie noch ein Beispiel für eine positive Abwesenheitsmeldung mit guten Übersetzungen:

  • Danke für Ihre E-Mail. Ich bin ab dem 31. Juli 2017 wieder im Büro. Ihre E-Mail wird während meiner Abwesenheit nicht gelesen. In dieser Zeit dürfen Sie sich gern an das Team der Personalabteilung wenden. Telefon: 01234567890 oder E-Mail: personal@muster.ch. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit. Herzliche Grüsse, Sonja Muster
  • Merci beaucoup pour votre courriel. Je vous informe que je suis absent jusqu’au 31 Juillet  2017. Par conséquent je ne peux pas lire et traiter votre courriel. Durant ce temps vous pouvez contacter à tout moment le service du personnel. Téléphone : 012 345 678 90 Courriel: personal@muster.ch En vous souhaitant une bonne journée, je vous transmets mes meilleures salutations. Sonja Muster
  • La ringrazio per la Sua email. Da 31.07.2017 sono tornato in ufficio. La Sua email durante la mia assenza non verrà letta. La prego cortesemente di contattare l’ufficio del personale. Telefono: 012 345 678 90 E-Mail: personal@muster.ch Le auguro una buona giornata. Cordiali saluti Sonja Muster


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